GESTÃO DE INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS OFICIAIS: ESPECIFICAÇÃO DE UMA SOLUÇÃO DE UMA UNIDADE ADMINISTRATIVA DA UNIVERSIDADE ESTADUAL DE MARINGÁ

Resumo

O novo paradigma tecnológico, que propõe novas técnicas de organização, determina maior atenção aos processos geradores de produtos e serviços. Nesse contexto, a informação e suas formas de veiculação, a tecnologia de suporte e a gestão de processos afetos assumem a pauta das discussões nos diferentes segmentos e organizações. Mesmo na presença de um aparato tecnológico, as dificuldades para localização e pesquisa, a falta de informação sobre a vigência do documento ou a inexistência de indicações de relacionamentos com outros documentos são alguns dos problemas da gestão de informações e documentos que afligem usuários e responsáveis pelos processos. O presente trabalho trata dessas e outras questões relacionadas com as necessidades de armazenamento e recuperação de documentos, pautando-se por parâmetros de normatização definidos pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ - e pelo Departamento Estadual de Arquivo Público - DEAP - para o Código de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade e Destinação. Com resultado prático de um estudo desenvolvido junto a uma unidade administrativa da Universidade Estadual de Maringá, estabeleceu-se um conjunto de requisitos essenciais e especificação de uma solução de software para operação em ambiente Web, visando atender as necessidades de armazenamento e recuperação de documentos gerados pelos órgãos na Instituição. Em sua proposta, a solução busca atender à eliminação de redundâncias, criação de inter-relacionamentos entre documentos e múltiplas formas de localização e pesquisa, entre outras características que contribuem para maior eficiência da gestão de documentos. Os resultados mostraram um efetivo instrumental de suporte, adiantando-se à imprescindível implantação de um Sistema de Gestão de Documentos na Universidade Estadual de Maringá.